Réduire ses coûts grâce à la dématérialisation des factures

La majorité des entreprises du secteur privé pratiquent désormais la dématérialisation des factures

En 2008, tous secteurs confondus (public et privé), 47% des entreprises interrogées dématérialisent tout ou partie de leurs factures entrantes et/ou sortantes. Parmi celles n’ayant pas encore mis en place cette technique, elle est en projet d’ici 2010 pour 25% des entreprises.

L’an passé, 45% des entreprises du secteur privé ont eu recours à la dématérialisation des factures. Cette année, la proportion va croître pour s’établir à 52%. Certains secteurs, pionniers dans ce domaine, sont plus en avance : tels que la distribution et certaines industries (automobile, agro-alimentaire). D’autres montent en puissance comme les télécommunications, les services d’utilité publique (eau, gaz, électricité, gestion des déchets, etc.), le transport ou la logistique. Le secteur de la banque/assurance rattrape aussi son retard en la matière.

Quant au type d’entreprise concernée, il s’agit surtout des grandes structures. Près de 3 entreprises sur 4 de plus de 2 000 employés ont appliqué la dématérialisation en 2008, contre 53% en 2007. Néanmoins ce procédé s’étend de plus en plus aux entreprises de taille moindre. Elle est ainsi effective dans 38% des PME , contre 32% en 2007.

Des pratiques diverses selon le type de factures

Trois approches différentes existent, qui sont souvent menées conjointement. La plus aboutie est la dématérialisation fiscale des factures qui permet aux organisations de se passer totalement de l’échange et de la conservation de factures au format papier. Ces factures ainsi dématérialisées sont reconnues par l’administration fiscale.

Concernant les factures entrantes (ou factures « fournisseurs »), les responsables interrogés ont généralement opté (pour 40% d’entre eux), pour la dématérialisation de factures fournisseurs reçues au format papier puis numérisées tout en conservant l’original papier.

Du côté des factures sortantes (ou factures « clients »), les entreprises interrogées recourent le plus souvent (dans 46% des cas) à la dématérialisation « simple » de factures ou facturation électronique, leur permettant d’adresser les factures au format électronique, en plus des factures au format papier.

La réduction des coûts, principale motivation

Le premier objectif qui pousse l’entreprise à dématérialiser ses factures, entrantes ou sortantes, est la possibilité de réduire différents types de coûts (tels que ceux de traitement, production, archivage…).
Les économies réalisées peuvent alors atteindre des niveaux substantiels.

Mais ce n’est pas le seul avantage de cette pratique. En effet, elle permet également à la structure de réduire ses délais de traitement des factures, et donc d’accélérer le processus de facturation. Les erreurs et litiges sont réduits également. La relation client en est améliorée d’autant.

D’après l’étude, les projets de dématérialisation de factures restent encore souvent à l’initiative des organisations recevant les factures, avec le souci premier d’automatiser leurs processus comptables et financiers, fournisseurs et clients.
Néanmoins, dans un contexte de crise financière, l’attention croissante portée sur les coûts devrait encore accroître l’attrait de la dématérialisation de factures pour les entreprises.

Audrey Corcos