Quelles sont les différentes étapes à respecter lors d’un changement de logiciel de gestion de trésorerie ?

La PME comme le grand groupe doivent respecter certaines étapes intangibles lorsque la mise en place d’une nouvelle solution de gestion de trésorerie est décidée. Il s ‘agit ici de lister et détailler ces différentes phases.

Vous avez choisi de changer de solution de gestion de trésorerie ? Sachez que vous aurez à accomplir un ensemble de tâches pour vous permettre de faire le bon choix final. La première étape, et non la moindre, est l’expression des besoins de votre entreprise. Le produit doit être en effet adapté à l’organisation de votre structure et à ses pratiques. S’agit-il d’intégrer verticalement les filiales vers le siège, ou bien de procéder à une intégration verticale pour ligne de métier ? L’intervention des opérationnels est ici nécessaire car ils peuvent alors exposer quelles sont leurs exigences, notamment en termes de sécurité. Des grilles d’évaluation pondérées en fonction de l’importance attribuée à chacune des fonctionnalités demandées, peuvent être mises en place pour faciliter le choix de l’éditeur. Cette étape, qui doit être très rigoureuse, peut être menée par un consultant externe si votre entreprise ne dispose pas de ressources en interne. Néanmoins l’inconvénient majeur est que, dans ce cas, le délai nécessaire à cet intervenant pour assimiler les particularités de votre entité va retarder d’autant la mise en place du nouveau logiciel.

Le dossier d’appel d’offres ainsi constitué est envoyé aux éditeurs, généralement au bout d’un délai de 5 à 6 semaines.

La troisième étape consiste à préparer les ateliers ou jeux de tests autour de cas réels que les éditeurs vont devoir exécuter devant vous.

Les réponses écrites des éditeurs sont ensuite à analyser pour identifier les forces et les faiblesses de chacun.

Puis, les jeux de tests sont soumis aux éditeurs sélectionnés, de façon à évaluer les écarts entre les besoins de l’entreprise et les solutions apportées par le logiciel. A l’issue de ces tests, une « short-list » est définie. Audrey Corcos

Une fois cette étape franchie, une évaluation financière détaillée des finalistes doit être menée, de façon à choisir la solution préférée. Pour évaluer le budget nécessaire à la mise en place de la nouvelle solution, il faut non seulement prendre en compte de la façon la plus pointue le nombre de jours/hommes mais il faut également considérer le coût de la gestion du changement dans les habitudes. Cette charge est souvent sous-évaluée alors que l’aspect humain est non négligeable.

Enfin, la négociation du contrat avec le finaliste peut encore prendre beaucoup de temps. Ces délais peuvent être liés aux problèmes juridiques de limitation de garantie et de responsabilité de l’éditeur.

La phase de mise en oeuvre comporte ensuite les spécifications, le développement, les tests et le démarrage. La partie test est souvent sous-évaluée en temps. Pourtant, jusqu’au dernier moment, il est possible de dire à l’éditeur que quelque chose ne convient pas dans le produit.

Au total, il faut généralement compter neuf mois à un an au minimum pour boucler l’opération. La patience est donc de mise…..